Google Workspace Nedir? (G Suite) Para Verip Almak Gerçekten Gerekli mi?

Google Workspace, eski adıyla G Suite, en yakın rakibi Microsoft Office 365 olan ve Google’ın aylık abonelik platformu aracılığıyla sunduğu ve içinde Gmail, Drive, Dokümanlar, etkileşimli takvim, E-Tablolar, Anket ve Formlar, Slaytlar ve dahası gibi uygulamalar barındıran kurumsal bir hizmettir

. İşletmenizi yönetmeyi, iş akışını, ekip çalışmasını ve koordinasyonu kolaylaştırmayı vaat eden, bu sayede hatalardan ve zaman israfından arınmış, yani arka planda aksamadan devam eden iş nedeniyle size sadece müşterilerinize odaklanmanın kalacağı servisler bütünü.

Peki ücretli sunulan Gsuit ile ücretsiz Google uygulamaları arasındaki fark nedir? Eğer aynı uygulamalar ayrı ayrı ücretsiz sunulmuşsa, Google aynılarını ücretli sunarak hata mı yapıyor? Yoksa bu ücretin mantıklı bir sebebi mi var?

Bu yazımızda Google workspace G Suite Gmail nedir, workspace mail nedir, ücretsizden farkı nedir gibi konulardan bahsedeceğiz, ve karını artırmak isteyen bir işletmeci ya da yönetici olarak G Suit’e geçiş yapmanız gerekli mi, bunları açıklamaya çalışacağım.

Google Workspace nedir? (G Suite)

Eskiden Google Apps for Work olarak bilinen, sonra G Suite olan ve şimdi Workspace olan, Google tarafından yeni, küçük ve büyük işletmeler, enstitüler ve sivil toplum kuruluşları için geliştirilen tamamen bulut tabanlı olup, üretkenlik ve işbirliği araçlarını gruplayan “Servis olarak sunulan yazılım” yani “Software as a service” (SaaS) ürünüdür. Her abonelikle birlikte özel Gmail adreslerine, Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Takvim, Drive, Google Sites ve daha pek çok şeye erişebilirsiniz .

Workspace ile Ücretsiz Google Apps Arasındaki Fark Nedir?

Bİldiğiniz üzere aynı Google uygulamalarının birçoğu ücretsiz olarak kullanılabiliyor, ancak Workspace’yi ücretli hale getiren ve esas can alıcı noktayı oluşturan, şirketinizle mükemmel bir şekilde entegre olmasına yardımcı olan birkaç önemli özellik var.

Bildiğiniz Google ürünlerin çoğu herkes için ücretsiz olmakla birlikte, workspace, aboneleri için kurumsal düzeyde özellikler eklemekte. 

Bu özelliklerden bazıları, paylaşılan takvimler, opsiyonel sınırsız bulut depolama, kullanıcı ekleme ve kaldırma, iki adımlı doğrulama ve tek oturum açma gibi gelişmiş yönetici kontrolleri ve şirketinizin tüm değerli verilerini Google Workspace’ye aktarmak için basit veri taşıma araçlarını içermekte. 

Ayrıca, Workspace mobil cihaz yönetimi ile birlikte geliyor, mobil cihazları etkinleştirmenizi / devre dışı bırakmanızı, hangi uygulamaların etkinleştirildiğini kontrol etmenizi ve çalışanın bir şirket cihazıyla gizli şirket bilgileri ve güvenliği dahil yanlış işler yapmaya kalkması durumunda uzaktan silmenizi sağlıyor.

Yani aslında Google ücretsiz uygulamalarında sunduğu sert güvenlik protokollerini bir kaç adım daha öteye taşıyıp şirketlerin güvenlik endişelerini maksimum seviyeye çıkarıyor.

Zaten tüm bu harika özelliklere ek olarak, Workspace G Suite’in alan adınız için özel e-posta adresleri de mevcut. Örneğin, Google Workspace’ye kaydolduğunuzda “@ gmail.com” ile biten normal bir Google hesabından farklı olarak, her kullanıcının e-postası alan adınızı içerecek ve “birisi@alanadiniz.com” gibi görünecektir.

Bu da ilginizi çekebilir: 2021’de bulabileceğiniz en iyi 8 Microsoft Office alternatifi

Örneğin işletmenizde Sercan, Melih, Gökhan ve Emre adında çalışanlarınız var. Şirketinizin adı da örn: zer tarım. Workspace ile beraber çalışanlarınıza ayrı ayrı, sercan@zertarim.com gibi profesyonel ve marka adınızı gösteren adresler atayabiliyor ve bu adreslerin takibini kendiniz yapabiliyor oluyorsunuz.

Not:  Eğer alan adınızı Workspace ile kullanmak istiyorsanız, kaydolduğunuz alan adına zaten sahip olmanız ve bunu doğrulamanız gerekir.

Daha önceden Outlook, Yahoo veya başka bir e-posta sunucusu kullanıyorsanız ve içinde önemli verileriniz varsa da endişelenmeye gerek yok. Google Workspace ile, tüm e-postalarınızı, takviminizi ve kişilerinizi aktarmak ve her şeyi doğrudan içe aktarmak için rahatlıkla veri taşıma aracını kullanabilirsiniz.

Workspace kullanmalı mıyım?

Şirketiniz iki üç kişiden oluşan ve koordinasyonun ve müşterilere ulaşmanın rahatlıkla gerçekleştiği küçük bir işletmeyse Google’ın ücretsiz uygulamalarıyla işlerinizi elbette devam ettirebilirsiniz.

Ancak 4 kişi ve daha fazla çalışanınız varsa ve her gün artan müşteri sayınız ve potansiyeliniz fazlaysa, zamandan ve paradan tasarruf sağlarken, bir yandan da marka algınızı yaygınlaştırmak için G Suite dünyasına geçiş yapmanız tamamen sizin menfaatinize olacaktır.

Workspace’in maliyeti nedir?

Workspace fiyatı nedir diye merak edenler için de söyleyebiliriz ki, Google, işletme büyüklüklerinin farklı olduğunu göz önüne alarak 3 farklı paket sunmakta. Şirketinizin büyüklüğünü ve personel sayınızı hesaba katarak yani bu hizmeti kullanacak kaç kullanıcının bulunduğuna bağlı olarak, uygun pakete geçebilirsiniz. Her bir paket, bir öncekinden daha fazla özellik ve depolama alanı sunmakta.

Workspace’in şu üç versiyonu hem küçük ve büyük işletmeler için kullanılabilir:

• Yeni İşletmeler İçin Basic Paket: Drive ve Gmail’de her kullanıcı için 30 GB paylaşılan depolama alanı var. Google’ın tüm verimlilik uygulamalarını içermekte, ancak Cloud Search (şirketinizin tüm verilerinde Workspace’te arama yapma yeteneği), App Maker (işletmeniz için özel uygulamalar oluşturma) ( 19 Ocak 2021’de kapatılıyor) ve Apps Kasası (Workspace) için veri saklama ve eDiscovery) eksiktir. Bu temel paketin fiyatı kullanıcı başına aylık 4.8 dolar.
• İşletme: Temel olarak Temel planla aynıdır, ancak tüm kullanıcılar için sınırsız depolama alanına sahiptir ve Apps Kasası, Bulut Arama ve uygulama geliştirmeyi içerir. İşletme ücreti kullanıcı başına aylık 9.6 dolardır.
• Kurumsal: İş planının tüm özellikleri aynıdır ancak gelişmiş güvenlik ve yönetim denetimleri, e-Keşif ve veri kaybı önleme özelliklerini ekler. İşletme maliyeti kullanıcı başına aylık 25 dolardır.

Bir kurumu yönetiyorsanız veya fakültenizin IT karar verme sürecinden sorumlu sizseniz, öğretim üyeleri ve öğrenciler için Workspace, hala (G-suite Education) olarak devam ediyor alabilirsiniz. G Suite Education’ın enstitünüz için iki sürümü var:

• G Suite Eğitim Sürümü:  G Suite Basic gibi tüm Verimlilik araçlarını ve ayrıca siteler, Drive ve Gmail için ek depolama alanı ve Google Apps Kasası’na ücretsiz erişim içerir. G Suite for Education daima ücretsizdir.
• G Suite Eğitim Sürümü Kurumsal:  Büyük kuruluşlar için tasarlanmış ek işletme sınıfı yeteneklerle birlikte ek özellikler sunar. Gelişmiş kontroller, gelişmiş analitik ve arama ve kurumsal düzeyde iletişim araçları içerir. Kurumsal Eğitim, öğretim üyeleri ve personel için kullanıcı başına aylık 4 dolar ve öğrenciler için kullanıcı başına aylık 4 dolardır.

Bu da ilginizi çekebilir: Windows için en hafif ve kasmayan tarayıcılar hangileri?

Son olarak, kâr amacı gütmeyen bir kuruluşu yönetiyorsanız Google, kar amacı gütmeyen sivil toplum kuruluşları için G Suite Basic sürümüyle aynı işlevselliğe ve özelliklere sahip olan ve G Suite for Education ile neredeyse aynı olan başka bir ücretsiz sürüm sunuyor .

Not:  Sivil Toplum Kuruluşları için bir Google hesabına ihtiyacınız olacak ve  kaydolmak için kullanacağınız kâr amacı gütmeyen kuruluş alanına sahip olduğunuzu doğrulayacaksınız .

Workspace sizin içindir diyebiliriz. Bunlar çok önemli değilse ya da daima sizin kontrolünüzde ise, ücretsiz uygulamalar elbette size yetecektir.

Workspace hesabı açmaya nasıl başlarım?

Workspace’i kullanmaya başlamak için ne için ve nasıl kullanacağınıza karar verip ve şirketinizin / kurumunuzun ihtiyaçlarına en uygun seçeneklerden birini seçebilirsiniz.

Google, bir işletme paketinden tüm ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını görmek için herkese 14 günlük ücretsiz Workspace deneme sürümü sunuyor.

Yapmanız gereken tek şey, kredi kartı bilgilerinizi girmenizi gerektiren standart kayıt işleminden geçmek, hesabınızı etkinleştirmek ve ardından alan adınızı doğrulamaktır. Ardından, deneme süresi sona ermeden önce Workspace’ı kullanmak istemiyorsanız üyeliğinizi iptal etmeniz yeterlidir. Varsayılan olarak, tüm yeni hesaplar için 14 günlük ücretsiz deneme sürümü etkin olmakta.

Workspace’in size sunduğu avantajlar makul ve karlı ise, servisi beğendiyseniz ve kullanmaya devam etmek istiyorsanız, hiçbir şey yapmanıza gerek yok. Seçtiğiniz Workspace sürümüne bağlı olarak kredi kartınızdan otomatik çekim yapılır.

Görseller: howtogeek, Google